Information auf Deutsch

FAQ for supervisors (only available in German)

Due to amendments within the Bayerische Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG), the employment of scientific assistants is no longer possible. This does not refer to the employment of student assistants.

Existing contracts for scientific assistants are still valid until their current end date.  Extensions of those contracts are no longer possible.

It is no longer possible to employ scientific assistants as of 15 March 2023.

The basic procedures and responsibilities for applying for and preparing assistant contracts remain unchanged. We are available for you as usual - mainly on site and also in the home office. Thank you for your understanding however that we cannot take on any additional tasks, especially in the exceptional situation.

Please note in particular that, for social security and tax reasons, the work must not be taken up in the home office abroad. In the event that the student is abroad, the hiring must be postponed to a later date and can only be carried out when the person is back in Germany.

=> Please always use the documents provided here, which are constantly updated. The date of the last change can be found at the top of this page

All documents and subpages which you can't find in English do not (yet) exist in an English version.

It is possible for students or graduates to work at the TUM as assistants (temps).

Please note, that employment as an assistant is not permitted in a purely non-academic area of work (e.g. as a library-supervisor)The duties must include an element of academic-related demands (such as tutoring, exam corrections, research, development, organisation etc.).

There are two defined categories of employment:

1. Student Assistants with academic-related tasks
   who are currently matriculated at a German university (in bachelor or master studies, not doctoral candidates)

a. without a university qualification
b. with a university qualification (e. g. Bachelor)

Please note: all requested documents must be submitted as soon as possible and in any case before the contract and your employment can begin!

• for contracts with the Department of Computer Science or Department of Computer Engineering to the supervisor or the office of the chair-secretary responsible for your employment

• for contracts with the Department of Mathematics to the Infopoint Mathematik,
  house postcode: SB-S-MA, Room FMI 00.10.052, e-mail: infopoint@ma.tum.de,
  (current opening hours are listed on the Infopoint website)

All forms on which a signature is necessary have to be handed in in original version.

Please make sure the documents are handed in to the School Office - Service Personnel (SP-H) latest two weeks before the contract shall start. Only in this way can we guarantee that the employment can start on the desired date. 

The contract will be prepared by the School Office - Service Personnel (SP-H) and sent to the supervisor, to be passed on to the student for signing. Once the signed 2nd copy of the contract has been returned to the School Office - Service Personnel (SP-H), the contract details can then be forwarded to the State Finance Department in order for the monthly salary payments to be made.

In order to save paper we ask you to print documents consisting of more than one page in duplex (DIN A4) - especially the "Personalbogen".

• Einstellungsvorschlag (Employment proposal) (to be filled in by the supervisor / chair office) for contracts with the  Department of Computer Science or Department of Computer Engineering

For contracts with the Department of Mathematics, please use the Web form at Infopoint Mathematik, "Einstellung von Hilfskräften" (Login required).
"Bestätigung der Staatsangehörigkeit" is integrated in the Employment proposal form. A passport copy isn't neccessary any more for German, Swiss, EU- and EWR-citizens, as with the signature it is approved that the passport document was provided and checked. Note: Please check that the passport is valid for the full period of time of the contract!

• Information letter from the „Finanzamt“ – with your personal tax identification number (Steueridentifikationsnummer/PIN) (a copy is sufficient) (Please note: if missing, higher taxation will apply!)
• matriculation certificate (compulsory!)
• Information about chosen health insurance company (Member certificate is only needed in case of private health insurance)
• Personalbogen LfF (only available in German - Staff questionnaire of the LfF (Finance Office) - important for your payment)
• Personalbogen für Studierende (ehemals Lebenslauf)bzw.  Personalbogen für Studierende englisch (CV)
  Please give all former employments (at TUM as well as at other universities and German schools of higher education) with exact dates (by day)! 
• Feststellung der Versicherungspflicht (only available in German - Assessment of insurance payment obligations),
  translation aid English (no official document, only German version to be completed)
• should you wish to be exempted from pension insurance (only applicable if earnings are below the marginal earnings threshold of 520,- €) please complete the appropriate enclosed request form and hand this in with your other documents!
• Fragebogen zur Verfassungstreue, Fragebogen zur Verfassungstreue (englisch) (must be submitted in the German version, English version for reference purposes only)
• Fragebogen zu Scientology,   Fragebogen zu Scientologyy (must be submitted in the German version, English version for reference purposes only)
• if applicable: Diploma documents from schools of higher education (if degree is already completed, e. g. Bachelor)
  In case of foreign university degrees, firstly the university has to be acknowledged (H+ rating) and secondly the degree has to be equivalent to a German university degree. Please check this in the database anabin and provide the proof. We also need a copy of the diploma and the transcript of grades in both the original language and as a German or English translation.
• if applicable: proof of former employments as an assistant at a German university / school of higher education or research institute
• if applicable: proof of scholarship (only necessary in case of a TUM scholarship)

• Einstellungsvorschlag (Employment proposal) (to be filled in by the supervisor / chair office) for contracts with the Department of Computer Science or Department of Computer Engineering

For contracts with the Department of Mathematics, please use the  Web form at Infopoint Mathematik, "Einstellung von Hilfskräften" (Login required).

"Bestätigung der Staatsangehörigkeit" is integrated in the Employment proposal form. A passport copy isn't neccessary any more for German, Swiss, EU- and EWR-citizens, as with the signature it is approved that the passport document was provided and checked. Note: Please check that the passport is valid for the full period of time of the contract!

• matriculation certificate (compulsory!)
• Feststellung der Versicherungspflicht (only available in German - Assessment of insurance payment obligations)
  translation aid English (no official document, only German version to be completed)
• should you wish to be exempted from pension insurance (only applicable if earnings are below the marginal earnings threshold of 520,- €) please complete the appropriate enclosed request form and hand this in with your other documents!
• Personalbogen für Studierende (ehemals Lebenslauf)bzw.  Personalbogen für Studierende englisch (CV) - CV is only neccessary for extension or renewed employment, if the latest version is not at hand at Servicebüro yet or data have to be updated due to modifications.
  Please give all former employments (at TUM as well as at other universities and German schools of higher education) with exact dates (by day)!
• Please check whether data have to be updated or new proofs need to be provided, e. g.
  Diploma documents if your degree has been completed,
  proof of (new) former employments as an assistant at a German university / school of higher education or research institute,
  (new) proof of scholarship
• Please check your residence / working permit and if necessary submit an updated copy

For the employment of students outside of Germany, Switzerland, EU- and EWR-States, a valid passport and working permit (in the form of the electronic residence permit card together with the additional supplementary sheet (Zusatzblatt)) must be presented.

This confirms that the person is permitted to reside and work in Germany.

Students from non-EU-States who only have the comment “Beschäftigung bis zu 120 Tage / 240 halbe Tage im Jahr erlaubt" (transl.:Employment up to 120 days / 240 half-days in the year permitted) in their passport must make an agreement with their supervisor regarding the time to be worked. For the duration of the employment relationship the student must keep a record of the hours worked in the form „Auflistung der Arbeitstage“ (List of days worked) and hand this in to the Servicebüro at the end of the contract.

Should the employment contract stretch beyond the 120 full or 240 half days, then students from non-EU-States require a work-permit. Without this they cannot be employed for longer than the stated number of days. Violation of this is a legal offence.

For students it is possible to be excepted from the 120-day rule for employment in the area of study-related part-time work (studentische Nebentätigkeiten). Permission for this is given by the foreigners registration office (Ausländerbehörde) of the local council and is registered in the student’s passport.

Information sheet for applicants who do not hold German citizenship

In case of change of address, please inform the Servicebüro via E-Mail to sb-hiwis@in.tum. de. Besides the new address, we need the following data:

• Last Name, first name (according to passport please for correct identification)
• Date of birth
• Geschäftszeichen (Gz) responsible personnel number of LfF (can be found on the salary slip (Bezügeabrechnung) on the upper right, form 11111-99999999)
• Date of effectiveness of the change

In case of change bank details, we require the form Erklärung zum Zahlungsverfahren

In case of contact with sensitive data, we require the form Bestätigung zur Einhaltung des Datenschutzes.

An assistant job must, according to German legal regulations (Art. 33 HSchPG) be part-time and not of a predominant nature.

Therefore the maximum workload  may not exceed 20 hours per week (even during the non-lecture-period).

For student assistants, the 20-hours/week-limit has a further reason:

In the area of social insurance law (health, unemployment-benefit and care insurance, but not pensions insurance) those persons who are currently registered as students (not doctoral students) at a german school of higher education are exempt from paying social insurance contributions. This status is however only effective as long as the 20-hours/week-limit is not violated.

• Student assistants with academic-related tasks may only be employed in an assistant job for a maximum of 6 years.

The calculation and processing of compensation for assistant jobs is carried out by the Bavarian State Office of Finance (LfF). Any questions from student assistants regarding payroll should therefore be directed to the LfF. The individual contact details can be found on the salary notification.

The payment of assistants follows uniform rates(see announcement of the Central Personnel Administration (ZA2): Rundschreiben der ZA2 vom 30.05.2017, Rundschreiben der ZA2 vom 15.07.2019)

This "Assistant job calculator" Hiwirechner  takes account of the current tariffs and the current marginal earnings threshold of 520,-€ and allows you to calculate the gross salary for the employee as well as the costs which arise for the employer / project (due to the complex regulations in social security there may be minimal deviations in individual cases.) . Additionally, it calculates the vacation entitlement for assistants according to law.

List of current rates:

• current rates (valid from 01.04.21) Vergütungssätze ab Wintersemester 2022 (valid from 01.10.2022)

Overview of compensation rates:

• current rate Vergütungssätze ab Sommersemester 2023 (ab 01.04.2023)
• current rate (only apply to ongoing scientific assistant)   Vergütungssätze ab Wintersemester 2022 (ab 01.10.2022)

Former rates for information:

• Vergütungssätze ab Sommersemester 2021 (from 01.04.21)
• Vergütungssätze ab Sommersemester 2020 (from 01.04.20)
• Vergütungssätze ab Wintersemester 2019 (from 01.10.19)
• Vergütungssätze ab Beginn Sommersemester 2018 (from 01.04.2018)
• Vergütungssätze ab Beginn Sommersemester 2017  (from 01.04.2017)

The compensation rates as set in the contracts are also increased due to the annual “Sonderzuwendung” or special allowance. This amounts to 70% of the monthly wage for student assistants.
The special allowance is paid out in November of each year. Should the assistant contract expire before this date, then the special allowance is paid out with the last monthly salary of the contract and proportionate to the months worked (i.e. 6 month contract = 50% of 70% of the last salary!).

Extra earning limits within scholarship programmes

Most scholarship programmes limit the amount that a grantee can earn in addition to the scholarship. This can be expressed either in hours (e.g. max. 10 working hours/week) or in financial terms (e.g. remuneration at a maximum of 520€/month or in some cases even only 150€/month).

It is the responsibility of the scholarship recipient to observe these requirements. It may be necessary to present some form of verification to the Servicebüro of the Zentrum Mathematik / Institut für Informatik for inspection.

Uniform treatment of TUM scholarships and employment at the TUM

A scholarship is defined as an independent engagement and therefore is principally exempt from social insurance and taxation.

Employees must pay social insurance, unless they fall below the marginal earnings threshold of 520€. (See: Employment within the marginal earnings threshold)

If both engagements (scholarship and employment) are practiced for the same "employer", then these must be added together in terms of social insurance law, with the result that social insurance must also be paid on the scholarship grant income.

In addition, it is not permitted that work done within the scholarship and the work as an assistant are related, either in terms of time, place or content of the tasks performed.

Should an employment contract nonetheless be made, then we require the following documents from the supervisor and the assistant:

• written confirmation of the tasks to be performed within the assistant job in contrast to the tasks demanded from the scholarship and that no relation in terms of time, place or content between the tasks exists.
• confirmation that you have been informed, that, in the case of a tax or social insurance inspection, considerable back payments of tax and social insurance contributions may be necessary.

Bestätigung Stipendium  (scholarship confirmation document)
Bestätigung Stipendium Englisch  (translation aid only, please use the German form)

Please also read:

• current Information on scholarships, that are awarded by the TUM
• Information sheet of the TUM on scholarships (in German: Merkblatt der TUM zu Stipendien)

- - - - - - - - - - - - - - - - -

The following information only serves to give a rough outline

of the main social insurance laws relevant to an assistant job.

It does not give a full version of all the legalities and is without guarantee for the correctness.

Should you have specific questions regarding individual situations, please contact your health insurance company directly.

- - - - - - - - - - - - - - - - -

Employees are generally subject to compulsory social insurance, i.e. part of their monthly salary is paid into the statutory health, nursing care, unemployment and pension insurance schemes, which are intended to provide security in the event of illness, need for nursing care, unemployment and old age.

The contribution to these systems is borne to a large extent proportionally by the employee and the employer.

In addition, there are tax contributions, which are borne by the employee.

On top of these insurance contributions the employee is also bound to pay taxes according to the German tax laws.

As of 01.01.2013 employees who earn below the marginal earnings threshold of 520,- € are generally obliged to pay contributions into the pensions scheme. At the applicant's own request, it is possible to submit an application requesting exemption from this obligation. Employees remain exempt from all other forms of social insurance.

Employment below the marginal earnings threshold is given, when the monthly salary does not exceed 520,- € on a regular basis.
This sum must include the annual bonus payment, which for this purpose is calculated as a monthly sum by our office.
Should you have more than one job on this basis, then all the income from all jobs will be added together as one sum.

In this context it is important to observe that the assessment of the threshold limit is not based on the individual monthly payments, but on the total extent of the contract within a calendar year.

For example: for a contract from January to September the total earnings within the contract period are added together and compared to the equivalent period of time earning a max. of 520,-€ / month. In this example, the total earnings may not exceed 4680 € (9 months at 520,-€/month).

(This method of calculation enables the employee e.g. to earn less during term time and more in the holidays, as long as the total earnings limit for the contract period are not exceeded.)

For assistants the marginal earnings threshold currently enables the following working hours (based on tariffs effective since 01.04.2021)

• Student assistants without a university qualification who are currently matriculated at a German university:
  8 hours/week with 417,- € monthly (417€ + (417€ x 70 % : 12 months) = 441,33 €)
  Please note: with rise of tariffs as per 01.10.2022, the marginal earnings threshold for student assistants without a university qualification changed to 9 hours/week!
• Student assistants with a (relevant) university qualification (e.g. Bachelor or equivalent) who are currently matriculated at a German university:
  8 hours/week with 473,- € monthly (473 € + (473 € x 70 % : 12 months) = 500,59 €)

Employees working up to and below these legal limits are not obliged to pay contributions into the health care and unemployment benefit schemes.

Should you be insured within a family health insurance or a private insurance scheme, there can be some differences. Please ask your health insurance company about your personal situation.

Employees earning more than 520€,- € but less that 1.300,- € a month do not pay the full contribution immediately, but are classified within a so-called flexible earnings zone. In this area, the employer pays half of the contribution based on the actual salary, and the employee pays the contribution based on a reduced salary.

Parallel to the situation explained above, students receive a special status within the public health, care and unemployment benefit schemes. Students are exempt from contributions to these insurance schemes, for the duration of their degree studies (i. e. with current matriculation for bachelor or master studies), even when they earn more than 520,- € per month.
However, this status is only applicable, as long as no more than 20 hours/week are worked, as it is important that the studies have priority in terms of time invested.

On 11.08.2014 the „Law for the regulation of a general minimum wage“ (Mindestlohngesetz) was passed.Currently valid is a minimum wage of 12,00 Euro as of 01.10.2022.

At the same time, the marginal earnings threshold was raised to 520 euros per month (which corresponds to employment of 9 hours/week at the minimum wage).

Currently, the hourly rate for temporary assistant jobs generally lies above this legally binding minimum wage. Nevertheless, the law has an effect on the following groups:

1. Temporary Assistants with a 520-Euro-Job ("marginal employee")
2. Temporary Assistants with contract of up to 3 months (when working a 5-day-week) or up to 70 workdays (in the case of 1- to 4-day-weeks)

For these groups the law has the following two consequences:

• Organisation of working time:

The hourly rate in any given month (monthly salary divided by actual working hours) must not be lower than the minimum wage , which means a reduced flexibility of working hours (e.g. accumulation of overtime) for temporary assistants.

The maximum number of hours that a Temporary Assistant can work in any given month can be calculated using the following formula:

Maximum monthly working hours =  Monthly salary (see your contract) divided by the minimum wage of €12,00 (as of 01.10.2022)

• Documentation regulations

A record of the hours actually worked must be kept by the temporary assistant and archived by the unit responsible for his/her employment as follows:

1. A record sheet with the begin, duration and end of the daily working times (see attached example sheets)
2. The daily entries must be made - at the latest - seven calendar days after the work was completed.
3. The records must be signed by the employee and his/her supervisor at least once a month
4. and must be archived within the unit/ chair for two years. 

In order to simplify this process, temporary assistants can use one of the following record sheets according to their type of employment:

Stundenzettel Servicebüro Excel monatlich / Hours record sheet Servicebüro Excel monthly

Stundenzettel_Mathe_Tutoren.pdf  /  Hours record sheet Maths Tutors

Stundenzettel Servicebüro PDF Woche / Hours record sheet Servicebüro PDF weekly

Stundenzettel Servicebüro PDF Monat / Hours record sheet Servicebüro PDF monthly

The record sheets must be archived as follows:

-  for tutors in informatics: handed in to the organizers of tutor operations (Tutorbetrieb)

-  for tutors in mathematics: handed in to the Infopoint Mathematik

-  for all other temporary assistants: the sheets must be archived with the unit / chair which has employed you e.g. Chair, RBG, Research Unit etc, in the relevant secretary’s office.

Further information on this topic can be found under : 

FAQ für Betreuer (only available in German)

Mindestlohn im Dienstleistungskompass (only available in German)

Rundschreiben ZA2 Mindestlohn vom 16.04.2015 (only available in German)

Rundschreiben ZA2 Erhöhung des Mindestlohns zum 01.01.2017 vom 14.02.2017 (only available in German)

Rundschreiben ZA2 zur Erhöhung des Mindestlohns und Arbeitszeitkonten vom 19.12.2018 (only available in German)

From 2019 onwards it is possible when neccessary for the job to set up an individual "Arbeitszeitkonto" (working time account) for student assistants which can be paper based or electronic. This account records overtime  and "undertime" hours (maximum 50% of the regular monthly working hours). These hours needs to be sign off by supervisor in each case. The working time account has to be balanced to 0 by the time the contract is concluded.

Working time accounts are often neccessary for tutor jobs or events,as the working time may often be distributed very unevenly.

The working time accounts have to be archived for two years at the unit responsible for the employment of the student assistent.

Independent of the working time account, the documentation regulations according to minimum wage law have to be fulfilled as before.

For further information (in German only): 

Rundschreiben ZA2 zur Erhöhung des Mindestlohns und Arbeitszeitkonten vom 19.12.2018

"Möglichkeiten der Arbeitszeitflexibilisierung bei Studierenden mit wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten an der TUM"

Templates:

Working time accounts template for Tutor (in German)

Author: Sabrina Falkenberg, Herbert Ehler

Die Personengruppe der wissenschaftlichen Hilfskräfte wurde mit Einführung des Bayerischen Hochulinnovationsgesetz (BayHIG) abgeschafft. Die Personengruppe der Studierenden mit wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten ist davon nicht betroffen.

Bereits bestehende Verträge mit wissenschaftlichen Hilfskräften bestehen bis zum vertraglich vereinbarten Beendigungszeitpunkt fort. Eine Verlängerung ist danach nicht mehr möglich.

Anträge auf Beschäftigung als wissenschaftliche Hilfskraft mit Beschäftigungsbeginn nach dem 15.03.2023 sind aufgrund der gesetzlichen Vorgaben nicht mehr möglich.

Die grundsätzlichen Vorgehensweisen und Zuständigkeiten für die Beantragung und Erstellung von Hilfskraft-Verträgen ändern sich nicht. Wir sind wieder überwiegend vor Ort und auch ggf. im Homeoffice wie gewohnt für Sie da. Danke für Ihr Verständnis, dass wir gerade in der Ausnahmesituation keine zusätzlichen Aufgaben übernehmen können.

Bitte beachten Sie insbesondere, dass die Hilfskraft-Tätigkeit aus sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Gründen nicht im Homeoffice im Ausland aufgenommen werden darf. Die Einstellung muss in dem Fall, dass sich die Hilfskraft im Ausland befindet, auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden und kann erst vorgenommen werden, wenn die Hilfskraft wieder in Deutschland ist.

=> Bitte verwenden Sie immer die hier bereitgestellten Unterlagen, die laufend aktualisiert werden. Das Datum der letzten Änderung finden Sie ganz oben auf dieser Seite

Für Studierende oder HochschulabsolventInnen besteht die Möglichkeit, an der TUM im Rahmen einer Hilfskrafttätigkeit zu arbeiten.

Es ist zu beachten, dass eine Hilfskraftbeschäftigung in einem rein nicht akademischen Tätigkeitsbereich (z.B. Bibliotheksaufsicht) nicht erfolgen darf. Die Aufgaben müssen zumindest zum Teil akademische Ansprüche (wie z.B.Tutorien, Korrekturen, Forschung, Entwicklung, Organisation, etc.) erfüllen.

Es werden folgende Kategorien bei den Studierenden mit wissenschaftlicher Hilfstätigkeit unterschieden:

• Studierende mit wissenschaftlicher Hilfstätigkeit
  mit Immatrikulation als StudentIn an einer deutschen Hochschule (z. B. im Bachelor- oder Master-Studiengang, nicht als DoktorandIn)
  1. ohne Hochschulabschluss
  2. mit Hochschulabschluss (z. B. Bachelor)

Die Unterlagen sind frühzeitig vor Vertragsbeginn vollständig,

• bei Verträgen am Department of Computer Engineering oder am Department of Computer Science bei(m) der zuständigen BetreuerIn bzw. beim zuständigen Lehrstuhlsekretariat

• bzw. bei Verträgen am Department of Mathematics beim Infopoint Mathematik,
  Postkürzel SB-S-MA, Raum FMI 00.10.052, e-mail: infopoint@ma.tum.de,
  (Die aktuellen Öffnungszeiten sind der Web-Site des Infopoints zu entnehmen.)

 abzugeben.

Formulare, auf denen eine Unterschrift erforderlich ist, müssen im Original eingereicht werden.

Eingang im School Office - Service Personnel (SP-H) bitte mindestens 14 Tage vor dem gewünschten Beginn. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass die Einstellung zum gewünschten Zeitpunkt vollzogen werden kann.  

Der Vertrag wird im School Office - Service Personnel (SP-H) erstellt und an den/die BetreuerIn zurück geschickt, damit er an die Hilfskraft ausgehändigt und unterschrieben wird.
Erst wenn die unterschriebene 2. Ausfertigung des Arbeitsvertrages wieder im School Office - Service Personnel (SP-H) eingeht, werden die Vertragsdaten an das Landesamt für Finanzen weitergeleitet, so dass die Anweisung der monatlichen Vergütung erfolgen kann.  

Aus Gründen der Papierersparnis bitten wir darum, mehrseitige Unterlagen (insbesondere den Personalbogen) doppelseitig (DIN A4) auszudrucken

• Einstellungsvorschlag  (vom Lehrstuhl/BetreuerIn auszufüllen) für Vertragserstellungen am Department of Computer Engineering oder am Department of Computer Science

  Bitte verwenden Sie am Department of Mathematics das Webformular des Infopoints unter "Einstellung von Hilfskräften" (Login erforderlich).

• Die Vorlage einer Kopie des Passes ist nicht mehr erforderlich.  Hinweis: Bitte die Gültigkeit des Passes für die gewünschte Vertragsdauer prüfen!

• Persönliche Steueridentifikationsnummer (PIN) - Angabe im Personalbogen LFF (Schreiben vom Finanzamt ist nicht mehr notwendig) -  Achtung: bei nicht vorliegender PIN ungünstigere Besteuerung!
• Immatrikulationsbescheinigung (zwingend!)
• Gewählte Krankenkasse (Mitgliedsbescheinigung nur bei Privatversicherten nötig)
• Personalbogen LfF
• Personalbogen für Studierende (ehemals Lebenslauf)bzw.  Personalbogen für Studierende englisch (CV)
  Bitte unbedingt alle Vorbeschäftigungszeiten (an der TUM sowie anderen Hochschulen in Deutschland) taggenau angeben!
• Feststellung der Versicherungspflicht
  translation aid English (Übersetzungshilfe Englisch, kein offizielles Dokument, ausgefüllt werden muss das deutsche Formular)
• bei dem Wunsch der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (nur möglich bei Verdienst unterhalb der Geringfügigkeitsgrenze von 520 €) bitte beliegenden Antrag mitschicken!
• Fragebogen zur Verfassungstreue, Fragebogen zur Verfassungstreue (englisch)
• Fragebogen zu Scientology,   Fragebogen zu Scientology (englisch)
• ggf. Hochschulzeugnisse bei Vorliegen eines Abschlusses (z. B. Bachelor)
  Bei ausländischen Abschlüssen muss 1. die Anerkennung der Hochschule (H+) und 2. Gleichwertigkeit mit einem deutschen Hochschulabschluss vorliegen. Die Überprüfung ist über Anabin möglich, bitte beide Ausdrucke mit vorlegen sowie eine Kopie der Urkunde und Notenübersicht in der Originalsprache und in deutscher oder englischer Übersetzung.
• ggf. Nachweise über Vorbeschäftigungen als Hilfskraft an einer deutschen Hochschule oder Forschungseinrichtung
• ggf. Nachweise über Stipendium

Bitte dem/r Studierenden zur Information aushändigen:

• Hinweise für Studierende mit wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten

• Einstellungsvorschlag (vom Lehrstuhl/Betreuer auszufüllen) für Vertragserstellungen am Department of Computer Engineering oder am Department of Computer Science

  Bitte verwenden Sie am Department of Mathematics das Webformular des Infopoints unter "Einstellung von Hilfskräften" (Login erforderlich).

• Die Vorlage einer Kopie des Passes ist nicht mehr erforderlich.  Hinweis: Bitte die Gültigkeit des Passes für die gewünschte Vertragsdauer prüfen!

• Immatrikulationsbescheinigung (zwingend, wenn noch nicht vorhanden!)
• Feststellung der Versicherungspflicht
  translation aid English (Übersetzungshilfe Englisch, kein offizielles Dokument, ausgefüllt werden muss das deutsche Formular)
• bei dem Wunsch der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (nur möglich bei Verdienst unterhalb der Geringfügigkeitsgrenze von 520 €) bitte beliegenden Antrag mitschicken!
• Personalbogen für Studierende (ehemals Lebenslauf)bzw.  Personalbogen für Studierende englisch (CV) - Der Personalbogen ist bei Vertragsverlängerung oder Wiedereinstellung nur dann erforderlich, wenn das neue aktuelle Formular noch nicht vorliegt oder Änderungen eingetreten sind.
  Bitte unbedingt alle Vorbeschäftigungszeiten (an der TUM sowie anderen Hochschulen in Deutschland) taggenau angeben!
• Überprüfen bzw. neue Nachweise vorlegen wenn Änderungen eingetreten sind: Hochschulzeugnisse bei Vorliegen eines Abschlusses, Nachweise über Vorbeschäftigungen als Hilfskraft an einer deutschen Hochschule oder Forschungseinrichtung, Nachweise über Stipendium
• Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung überprüfen und ggf. neu vorlegen.

Kopie des gültigen Aufenthaltstitels mit Erlaubnis zur Arbeitsaufnahme (mit Zusatzblatt)

Änderungen der Adresse können per Mail an das School Office - Service Personnel unter sb-hiwis@in.tum.de gemeldet werden. Wir benötigen neben der neuen Adresse noch folgende Daten:

• Name, Vorname - bitte laut Pass zur eindeutigen Zuordnung
• Geburtsdatum
• das Geschäftszeichen (Gz) bzw. Personalnummer des LfF (es findet sich auf der Bezügeabrechnung oben im rechten Teil und hat die Form 11111-99999999
• Datum der Änderung

Bei Änderung der Bankverbindung muss immer die Erklärung zum Zahlungsverfahren (im Original) eingereicht werden.

Bestätigung zur Einhaltung des Datenschutzes.

Die Ausübung einer Hilfskrafttätigkeit erfolgt gem. Art. 33 HSchPG nebenberuflich, das heißt sie darf nicht überwiegend sein.

Die Arbeitszeit darf daher höchstens 20 Wochenstunden  betragen (auch in der vorlesungsfreien Zeit).

Für Studierende hat die 20-Stundengrenze eine weitere Bedeutung: 

Im Sozialversicherungsrecht (Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung, mit Ausnahme der Rentenversicherung) sind Personen, während sie ordentliche Studierende an einer deutschen Hochschule sind, sozialversicherungsfrei. Dieser sog. Studentenstatus besteht jedoch nur, solange sie nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten.

• Studierende mit wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten dürfen maximal 6 Jahre befristet als Hilfskräfte beschäftigt werden.
• Wissenschaftliche Hilfskräfte dürfen nach Abschluss des Studiums vor Abschluss der Promotion ebenfalls maximal für 6 Jahre in einem befristeten Arbeitsverhältnis beschäftigt werden. Auf die Promotionszeit werden Hilfskraftverträge nur dann angerechnet, wenn sie über 25% der Vollzeitbeschäftigung liegen, d. h. mehr als 10 Stunden/Woche betragen.

Die Berechnung und die Abwicklung der Vergütung für Hilfskräfte erfolgt bayernweit durch das Landesamt für Finanzen (LfF). Jegliche Fragen von Hilfskräften zur Abrechnung sind daher an das LfF zu richten. Die individuellen Kontaktdaten  finden sich auf der Gehaltsmitteilung.

Der Abrechnung liegen einheitliche Vergütungssätze zugrunde (s. Bekanntgabe der Zentralen Personalverwaltung: Rundschreiben der ZA2 vom 30.05.2017, Rundschreiben der ZA2 vom 15.07.2019).

Der Hiwirechner berücksichtigt die jeweils aktuellen Vergütungssätze und die Geringfügigkeitsgrenze von 520 € und ermöglicht Ihnen die einfache Berechnung sowohl der Bruttovergütung für Hilfskräfte als auch der sich insgesamt für den Arbeitgeber bzw. das Projekt ergebenden Kosten, aufgrund der komplexen Regelungen bei der Sozialversicherung kann es im Einzelfall minimale Abweichungen geben. Zudem berechnet der Hiwirechner den gesetzlichen Urlaubsanspruch von Hilfskräften.

Übersicht der Vergütungssätze:

• aktuelle Vergütungssätze ab Sommersemester 2023 (ab 01.04.2023)
• aktuelle Vergütungssätze ab Wintersemester 2022 (ab 01.10.2022)

vorherige Vergütungssätze zur Information:

• Vergütungssätze ab Sommersemester 2021 (ab 01.04.21)
• Vergütungssätze ab Sommersemester 2020 (ab 01.04.20)
• Vergütungssätze ab Wintersemester 2019 (ab 01.10.19)
• Vergütungssätze ab Beginn Sommersemester 2018 (ab 01.04.2018)
• Vergütungssätze ab Beginn Sommersemester 2017  (ab 01.04.2017)

Die vertraglich festgesetzten Vergütungssätze erhöhen sich um die einmal jährlich gewährte Sonderzuwendung. Diese beträgt für Studierende 70% der monatlichen Vergütung und für wiss. Hilfskräfte 65%.
Ausgezahlt wird die Sonderzuwendung grds. im November eines Jahres. Sollte der Hilfskraftvertrag bereits vorher enden, erfolgt die Auszahlung anteilig für den Vertragszeitraum im letzten Monat der Tätigkeit.

Hinzuverdienstsgrenzen des Stipendiengebers

Die meisten Stipendienprogramme sehen Einschränkungen von sonstigen Beschäftigung zum Hinzuverdienst vor. Dies kann hinsichtlich zeitlicher Inanspruchnahme (z.B. Nebenjob bis zu 10 Std./Wo.) sowie finanziell (z.B. Hinzuverdienst bis zu 520 Euro/Monat oder sogar nur 150 Euro/Monat) sein.

Die Einhaltung dieser Richtlinien obliegt dem Stipendiaten. Hier ist ggf. ein Nachweis einzureichen, damit die Prüfung durch das School Office - Service Personnel erfolgen kann.

Einheitsbetrachtung zwischen Stipendium der TUM und Beschäftigung an der TUM

Das Stipendium an sich ist keine abhängige Beschäftigung und daher grds. sozialversicherungs- und steuerfrei.
Der Hiwi-Job ist, sofern nicht unter der Geringfügigkeitsgrenze (520 Euro), sozialversicherungspflichtig.
Wenn beide Tätigkeiten beim selben "Arbeitgeber" ausgeübt werden und nicht voneinander getrennt sind,
sind diese zusammen zu rechnen, sodass auch das Stipendium sozialversicherungspflichtig wird.

Zwischen der Tätigkeit im Rahmen des Stipendiums und der Tätigkeit im Rahmen des Hiwi-Jobs darf kein zeitlicher, örtlicher und sachlicher Zusammenhang bestehen.

Sollte es zu einer Einstellung kommen, benötigen wir vom Betreuer und der Hilfskraft

• eine schriftliche Bestätigung über die Aufgaben des Hiwi-Jobs ggü. der Stipendiatentätigkeit und dass kein sachlicher, zeitlicher und örtlicher Zusammenhang zwischen diesen besteht
• eine Bestätigung der Kenntnisnahme, dass es ggf. im Rahmen einer steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Prüfung zu einer erheblichen Nachentrichtung von Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen kommen könnte

Bestätigung Stipendium  
Bestätigung Stipendium Englisch  (translation aid only, please use the German form)
 

Siehe auch:

• aktuelle Informationen über Stipendien, die durch die TUM vergeben werden
• Merkblatt der TUM zu Stipendien

Die folgenden Informationen sollen nur einen groben Überblick über das Sozialversicherungsrecht geben, sie decken die gesetzlichen Regelungen nicht vollständig ab und sind ohne Gewähr. Für spezielle Fragen im jeweiligen Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Krankenkasse.

Arbeitnehmer unterliegen grds. der Sozialversicherungspflicht, d.h. ein Teil der monatlichen Bezüge fließt in das gesetzliche System der Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung, was der Sicherung für den Fall von Krankheit, Pflegebedürftigkeit, Arbeitslosigkeit sowie im Alter dienen soll.

Der Beitrag in diese Systeme wird zu einem großen Teil anteilig vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber getragen.

Hinzu kommen die steuerlichen Abgaben, die vom Arbeitnehmer getragen werden.

Seit dem 01.01.2013 gilt für geringfügig Beschäftigte grundsätzlich Versicherungspflicht in der Rentenversicherung. Auf eigenen Wunsch kann ein Antrag auf Befreiung gestellt werden. Bei allen anderen Versicherungen gilt nach wie vor Versicherungsfreiheit.
Eine geringfügige Beschäftigung  liegt vor, wenn das Entgelt aus dem Beschäftigungsverhältnis 520,- € im Monat  regelmäßig nicht übersteigt.
Hier wird die jährliche Sonderzahlung anteilig mit eingerechnet.
Bei Vorliegen mehrerer geringfügiger Beschäftigungen erfolgt eine Zusammenrechnung.

In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, dass bei der Beurteilung der Geringfügigkeitsgrenze nicht nur der betroffene Kalendermonat sondern immer der gesamte rückwirkende Vertragszeitraum innerhalb eines Kalenderjahres betrachtet bzw. berücksichtigt wird.

(Bsp.: Im September wird der gesamte Verdienst aus dem Kalenderjahr (Januar bis September inkl. anteiliger Sonderzahlung) und die Geringfügigkeitsgrenze für den entspr. Zeitraum (9 Monate * 520,- € = 4050,-€) gegenübergestellt.)

Für Hilfskräfte liegt die Geringfügigkeitsgrenze derzeit (auf Basis der Vergütungssätze Stand 01.04.2021) bei folgendem Umfang der Tätigkeit:

• Studierende ohne Abschluss mit aktueller Immatrikulation an einer deutschen Hochschule:
  8,0 Wochenstunden mit 417,- € monatlich (417 € + (417 € x 70 % : 12 Monate) = 441,33 €)
  Achtung: mit Erhöhung der Stundensätze zum 01.10.2022 ist die Geringfügigkeitsgrenze für Studierende ohne Abschluss auf 9 Wochenstunden gestiegen!
• Studierende mit einem (einschlägigen) Abschluss (z. B. Bachelor sowie vergleichbaren Abschlüssen) mit aktueller Immatrikulation an einer deutschen Hochschule:
  8 Wochenstunden mit 473,- € monatlich (473 € + (473 € x 70 % : 12 Monate) = 500,59 €)
   
• Wissenschaftliche Hilfskräfte (z. B. mit einem Master (Univ.) oder Diplom sowie vergleichbaren Abschlüssen, ohne Immatrikulation):
  6 Wochenstunden mit 483,- € monatlich (483 € + (483 € x 65 % : 12 Monate) = 509,16 €)

Wer innerhalb dieser Verdienstgrenzen beschäftigt ist, muss als Arbeitnehmer keinen Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung zahlen.
Für jemanden, der familienversichert in einer privaten Krankenversicherung ist, gelten ggf. hiervon abweichende Regeln oder Grenzen. Näheres hierzu ist bei dem jeweiligen Versicherungsunternehmen zu erfragen.

Wer mehr als 520 €, aber weniger als 1.300 € monatlich verdient, zahlt jedoch nicht sofort den vollen Beitrag, sondern befindet sich im der sog. Übergangsbereich (früher Gleitzone). In diesem Bereich trägt zwar der Arbeitgeber seinen hälftigen Beitragsanteil auf Grundlage des tatsächlichen Arbeitsentgelts, der Arbeitnehmer jedoch zahlt den Beitrag unter Zugrundelegung einer ermäßigten Entgeltgrundlage.

Parallel hierzu nehmen Studierende innerhalb der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, nicht jedoch in der Rentenversicherung, einen Sonderstatus ein.
Sie sind während der Dauer ihres Studiums (d. h. Immatrikulation in einen Bachelor- oder Masterstudiengang) bei einer Beschäftigung versicherungsfrei, auch wenn sie mehr als 520,00 € monatlich verdienen. Um den Studentenstatus nicht zu verlieren, darf man jedoch nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, da das Studium überwiegend sein muss.

Achtung: Das gilt nicht für Promotions-Studierende, da diese nicht zu den "ordentlichen Studierenden" im Sinne der Sozialversicherung zählen, weil das Promotionsstudium nicht mehr zur wissenschaftlichen Ausbildung gehört. (BSG-Urteil und Gemeinsames Rundschreiben der Krankenversicherungsspitzenverbände). Bei Verdienst über der Geringfügigkeitsgrenze tritt hier Sozialversicherungspflicht ein.

Am 11.08.2014 ist das „Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns“ (Mindestlohngesetz) in Kraft getreten. Demnach musste seit 01.01.2015 ein Mindestlohn in Höhe von 8,50 Euro je Zeitstunde gezahlt werden, ab dem 01.01.2017 galt ein Mindestlohn von 8,84 Euro und ab dem 01.01.2019 betrug der Mindestlohn 9,19 Euro, ab 01.01.2020 wurde er auf 9,50 Euro angehoben, ab 01.07.2021 auf 9,60 Euro sowie ab 01.07.2022 auf 10,45 Euro. Der Mindestlohn beträgt 12,00 Euro seit dem 01.10.2022.

Gleichzeitig wurde die Geringfügigkeitsgrenze auf 520 Euro monatlich angehoben (was einer Beschäftigung von 9 Std./Woche zum Mindestlohn entspricht).

Inhaltliche Änderungen ergeben sich aus den finanziellen Anpassungen nicht.

Die aktuellen Stundensätze für Hilfskräfte liegen grundsätzlich über dem Mindestlohn. Das Gesetz hat trotzdem Auswirkungen auf folgende

• betroffene Hilfskräfte:

1. Hilfskräfte mit einem 520-Euro-Job ("geringfügig entlohnt")
2. Hilfskräfte mit Beschäftigung bis zu drei Monaten (bei 5-Tage-Woche) oder bis zu 70 Arbeitstagen (bei 1- bis 4-Tage-Woche)

Für diese Gruppen hat das Gesetz folgende zwei Auswirkungen:

• Arbeitszeitgestaltung:

Der Mindestlohn darf in keinem Monat unterschritten werden und schränkt somit die Flexibilisierung der Arbeitszeit (Einarbeiten von Mehrstunden) bei Hilfskräften ein.

Wie viele Stunden eine Hilfskraft im Monat höchstens arbeiten darf, kann man nach folgender Formel ermitteln:

max. monatl. Arbeitszeit in Stunden =  Monatsgehalt (siehe Vertrag) / Mindestlohn (€ 12,00, ab 01.10.2022)

• Dokumentationspflichten

Bei der Einheit, die die Hilfskraft beschäftigt, müssen Listen geführt werden,

1. die Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit enthalten (s. Vorlagen),
2. deren tägliche Einträge jeweils spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung erfolgen,
3. die vom Beschäftigten und Betreuer mindestens monatlich unterschrieben werden,
4. und bei der Einheit zwei Jahre archiviert werden.

Zur Erleichterung stellen wir folgende Vorlagen zur Verfügung, von denen bedarfsorientiert eine verwendet werden kann:

Stundenzettel Servicebüro Excel monatlich

Stundenzettel_Mathe_Tutoren.pdf    

Stundenzettel Servicebüro PDF Woche

Stundenzettel Servicebüro PDF Monat

Die Archivierung erfolgt

-          für Tutoren Informatik: bei den Betreuern Tutorbetrieb

-          für Tutoren Mathematik: im Infopoint

-          für sonstige Hilfskräfte: bei der Einheit, an der die Hilfskraft eingesetzt wird, z. B. Lehrstuhl, RBG, CDTM… im jeweiligen Sekretariat.

Weitere Informationen zu diesem Thema:

FAQ für Betreuer

Mindestlohn im Dienstleistungskompass

Rundschreiben ZA2 Mindestlohn vom 16.04.2015

Rundschreiben ZA2 Erhöhung des Mindestlohns zum 01.01.2017 vom 14.02.2017

Rundschreiben ZA2 zur Erhöhung des Mindestlohns und Arbeitszeitkonten vom 19.12.2018

Seit 2019 besteht die Möglichkeit, bei dienstlichter Notwendigkeit für Studierende mit wiss. Hilfstätigkeiten ein individualisiertes Arbeitszeitkonto einzurichten, das papiergebunden oder elektronisch geführt werden kann. Auf dieses dürfen Minus- oder im Monat maximal 50% der vertraglich vereinbarten Zeit als Plusstunden gebucht werden. Der Betreuer zeichnet die Zeitsalden jeweils ab. Dieses Arbeitszeitkonto ist bis zum Vertragsabschluss wieder auf 0 auszugleichen.

Das Arbeitszeitkonto kommt insbesondere bei Tutoren oder Mithilfe bei Veranstaltungen in Betracht, da sich die Arbeitszeit hier häufig sehr ungleichmäßig verteilt.

Die Arbeitszeitkonten sind zwei Jahre bei der Beschäftigungsstelle aufzubewahren.

Unabhängig vom Arbeitszeitkonto fallen die Dokumentationspflichten nach MiLoG (wie bisher) an.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Rundschreiben ZA2 zur Erhöhung des Mindestlohns und Arbeitszeitkonten vom 19.12.2018

Übersicht "Möglichkeiten der Arbeitszeitflexibilisierung bei Studierenden mit wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten an der TUM"

Vorlagen:

Arbeitszeitkonto-Vorlage Tutor*Innen (IN) für das Sommersemester 2022 (angepasste Version - bei Unklarheiten bitte an tutorbetrieb@in.tum.de wenden)

Arbeitszeitkonto-Vorlage Tutor*innen (IN) für das Wintersemester 2021/2022

Arbeitszeitkonto-Vorlage ZA2

Für die Beschäftigung von Schweizern, EU-/EWR-Ausländern muss ein gültiger Pass vorgelegt werden (Bestätigung im EV).

Dieser bestätigt, dass die Person zum Aufenthalt (und Ausübung einer Beschäftigung) in Deutschland berechtigt ist.

Nicht-EU-Ausländer, die in ihrem Pass nur den Vermerk "Beschäftigung bis zu 120 Tage/240 halbe Tage im Jahr erlaubt" eingetragen haben, müssen mit dem Betreuer eine Arbeitszeitvereinbarung machen und während der Beschäftigung immer das Formular "Auflistung der Arbeitstage" ausfüllen und nach Vertragsende an das Servicebüro zurück schicken.

Bei einer Beschäftigung über 120 Tage bzw. 240 halbe Tage hinaus benötigen Ausländer, die nicht aus der EU kommen, eine Arbeitserlaubnis. Ohne diese dürfen sie nicht länger beschäftigt werden. Verstöße hiergegen stellen eine Ordnungswidrigkeit dar.

Für Studierende gibt es die Möglichkeit, "studentische Nebentätigkeiten" von der "120-Tage-Regelung" ausnehmen zu lassen. Die Genehmigung kann die zuständige Ausländerbehörde erteilen und in den Pass eintragen.

Bei ausländischen Abschlüssen muss für die Beschäftigung als Studierende(r) mit Abschluss oder wissenschaftliche Hilfskraft 1. die Anerkennung der Hochschule (H+) und 2. Gleichwertigkeit mit einem deutschen Hochschulabschluss vorliegen. Die Überprüfung ist über Anabin möglich, bitte beide Ausdrucke sowie eine Kopie der Urkunde und Notenübersicht in der Originalsprache und in deutscher oder englischer Übersetzung vorlegen.

allgemeines Informationsblatt, allgemeines Informationsblatt (englisch)

Autor: Sabrina Falkenberg, Herbert Ehler