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1. Ansprechpartner und Ablauf

1.1. Ansprechpartner

Die Einstellung wird im  School Office - Service Personnel (SP) vorbereitet und dann von der Personalverwaltung der TU München (ZA 2) vollzogen. Als Ansprechpartner des Service Personnel stehen Ihnen bei Einstellungen im Department of Mathematics (MATH) Herr Richard Wolf und Frau Cornelia Kolbe und bei Einstellungen am Department of Computer Science (CS) / Department of Computer Engineering (CE) Frau Silke Itjeshorst und Frau Stephanie Stolle zur Verfügung. Ihre vollständigen Einstellungsunterlagen, bestehend aus den von Ihnen beim Service Personnel eingereichten Unterlagen und weiteren vom Service Personnel erstellten Dokumenten,  müssen dann vom Service Personnel (seit August 2022 bis auf weiteres) mindestens sechs Wochen vor dem angestrebten Einstellungstermin der Personalabteilung der TUM vorgelegt werden. Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Informationen über den weiteren Ablauf der Einstellung.

1.2. Ablauf

- Einstellungswunsch

Der künftige Mitarbeiter (MA) und eine Organisationseinheit (OE, z.B. Lehrstuhl, Service Personnel, etc.) verständigen sich auf einen Einstellungswunsch.

- Einstellung von Wissenschaftlern

Zur Einstellung von Wissenschaftlern schickt die Leitung des Lehrstuhls / der Einheit das Formular Einstellungsvorschlag (EV) des Department of Computer Science / Department of Computer Engineering  / Department Mathematik  an das SP. In diesem Formular müssen auch Angaben zu ggfls. Befristungsgrund und Qualifizierungsziel gemacht werden. Seit Anfang 2024 benötigen wir außerdem das Formular zur Stufenfestsetzung nach dem TV-L.

Seit November 2022 ist die Angabe der SAP-Org.-Einheit und der Department-ID der einstellenden Professur/Einheit auf den Formularen für die Einstellung von Wissenschaftlern erforderlich. Diese Angaben finden Sie auf der Unterseite "SAP-Org.-Einheit und Dep.-ID."

Bitte immer einen vollständigen, aktuellen Lebenslauf mit aktueller Anschrift, E-Mail Adresse, Staatsangehörigkeit und taggenauen Zeitangaben beifügen. Dies ist vor allem für die Anerkennung relevanter Berufserfahrung wichtig!

Hinweise zum Ausfüllen (rechts auf + klicken)

  • Formular wird hinsichtlich Zeitraum, Umfang, Qualifizierungsziel und Finanzierungsart von Lehrstuhl/Einheit ausgefüllt
  • persönliche Angaben werden vom Mitarbeiter ausgefüllt
  • Original-Unterschriften des Mitarbeiters und des/r Vorgesetzten am Ende des Formulars nicht vergessen!
  • Lehrstuhl/Einheit schickt EV an SP
  • restliche Felder werden vom SP ausgefüllt und Unterschrift der Instituts-/Zentrumsleitung eingeholt
  • SP kontaktiert Mitarbeiter/-in für den weiteren Prozess
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- Einstellung von Nichtwissenschaftlern

Für die Einstellung von nicht-wissenschaftlichem Personal schickt der Leiter des Einheit die für die Einstellung erforderlichen Daten per E-Mail an das SP.
 Liste der erforderlichen Daten für die Einstellung von nicht-wissenschaftlichem Personal

1. Einstellungsdaten für das Formular zum Einstellungsvorschlag (vom SP erstellt):

    Name des zukünftigen Mitarbeiters: ?
    E-Mail Adresse: ?
    Beschäftigungszeitraum (Hinweis: der Beginn kann frühestens 6 Wochen nach Fertigstellung aller Einstellungsunterlagen = Vorlaufzeit der zentralen Verwaltung sein):
        Frühestmöglicher Beginn: ?
        Dauer ab Beginn oder festes Enddatum:?
    Gewünschte tarifliche Einstufung:? (z.B. nicht-akademisch E6)
    Arbeitszeit: 100%?
    Bezahlt aus welchen Mitteln: Planstelle ? / Fonds ?
    Zugewiesen an: Prof. ? , Org.id ?
    Ort der Arbeit: Garching? / Hochbrück? / Arcisstr. ?
    Korrespondenz mit Mitarbeiter: in Deutsch ? / auf Englisch ?
    Befristeter Vertrag: Grund der Befristung (Achtung: wichtige Gründe können sein - Mutterschutz-Elternzeitvertretung, Krankheitsvertretung, Projektbefristung!)


2. Beschreibung der Aufgabe
Liste der Tätigkeiten mit Angabe der Prozentsätze.

3. Im Falle einer Entscheidung gegen einen internen oder schwerbehinderten Bewerber
Für jeden dieser Bewerber ist einzeln zu begründen, in welcher Qualifikation nach dem Ausschreibungstext die einzustellende Person besser geeignet ist.

4. Bei der Entscheidung für eine überqualifizierte Person
Ist die einzustellende Person überqualifiziert, muss für jeden Bewerber einzeln begründet werden, warum er nicht geeignet (oder gar nicht eingeladen) ist. Dies ist die einzige Möglichkeit, sich für eine überqualifizierte Person zu entscheiden.

5. Liste aller eingeladenen Personen und aller durchgeführten Vorstellungsgespräche

6. Absage
Alle anderen Bewerber erhalten eine Absage von der Dienststelle, aber nur, wenn die einzustellende Person den Arbeitsvertrag unterschrieben hat. Das ist also in der Regel erst nach mehreren Wochen der Fall.

7. Grund für die Befristung
Bei befristeten Arbeitsverträgen oder bei Drittmittelbuchungen, die kürzer sind als die Projektdauer, ist eine ausführliche Begründung erforderlich.

8. Anrechnung von Erfahrungszeiten
Sollen frühere Tätigkeiten als relevante oder förderliche Erfahrungszeiten für die Festlegung des Niveaus angerechnet werden? Wenn ja, geben Sie bitte diese Zeiten anhand des Lebenslaufs des Bewerbers genau an.

- Weitere Bearbeitung

Das SP nimmt nach Erhalt der oben genannten Unterlagen mit dem künftigen Mitarbeiter Kontakt auf in Form einer Einstellungsemail und bearbeitet die Einstellung weiter in Zusammenarbeit mit der ZA2.
Wichtiger Hinweis: Der Arbeitsvertrag muss vor Beginn des Vertrages unterschrieben werden. Dies ist insbesondere bei Vertragsbeginn an einem arbeitsfreien Tag zu beachten. Ein Arbeitsantritt aus dem Ausland ist aufgrund der sozialversicherungsrechtlichen und der steuerrechtlichen Auswirkungen nicht möglich.

2. Von dem/der künftigen Mitarbeiter/in benötigte Unterlagen zur Vorbereitung der Einstellung

2.1. Persönliche Informationen per E-Mail sofort zur Vorbereitung der Einstellung

aktueller, vollständiger tabellarischer Lebenslauf mit Datum (für Details rechts auf + klicken)

Ihr Lebenslauf sollte mindestens folgende persönlichen Daten enthalten. Andernfalls bitte diese Daten sofort per email schicken.

  • Name, Vorname
  • akademischer Grad
  • Geburtsdatum, Geburtsort (Wenn der Geburtsort im Ausland liegt, bitte Stadt und Land angeben.)
  • Staatsangehörigkeit
  • Familienstand
  • Adresse und ggf. Heimatadresse
  • private Telefonnummer (auch mobil, damit wir Sie bei Rückfragen erreichen können.)
  • E-Mail Adresse
  • ggf. Schwerbehinderung
  • bisherige Beschäftigungen
    1. Art und 2. Zeitraum taggenau:
    Art: z. B. Wissenschaftlicher Mitarbeiter, studentische Hilfskraft, Verwaltungsangestellte, Technikerin

    Zeitraum taggenau: z. B. 01.01.2013 - 25.05.2016
    Insbesondere Beschäftigungen an Hochschulen und Forschungseinrichtungen sind wichtig für die Festsetzung der Erfahrungsstufen (Höhe des Gehalts) nach Tarif TV-L.

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Adressen für E-Mail:

Department of Compter Science / Department of Computer Engineering: Silke Itjeshorst (silke.itjeshorst@cit.tum.de), Stephanie Stolle (stephanie.stolle@cit.tum.de)

Department Mathematik: Cornelia Kolbe (kolc@cit.tum.de)

2.2. Formulare und Unterlagen per Post oder persönlich rechtzeitig zur Vertragserstellung, Bearbeitung im Normalfall 4-6 Wochen

 (für Details und Hinweise jeweils rechts auf + klicken)

1. Personalbogen für Beschäftigte

2. Fragebogen zur Verfassungstreue

3. Fragebogen zu Scientology

4. Führungszeugnis (für Behörden)

5. Schulzeugnisse (Kopien)

6. Prüfungszeugnisse (Kopien)

Zeugnisse, die für die Einstellung relevant sind, z. B. Abschlusszeugnis der Ausbildung, Bachelor- und (sofern vorhanden) Masterzeugnis, einschlägige Fortbildungen

Für wiss. Mitarbeiter, deren Masterurkunde noch nicht vorliegt:

Bitte Bestätigung der Prüfungsverwaltung (für CS/CE/MA-Absolventen der TUM: SB-S) abgeben mit dem Inhalt, dass die/der Studierende im Masterstudiengang <BEZEICHNUNG> alle Studien- und Prüfungsleistungen abgelegt hat, dass er/sie die letzte Prüfungs-/Studienleistung am <DATUM> erbracht hat und die Leistungen mit mindestens 4,0 bewertet werden. Auch ein entsprechendes Transcript of Records kann evtl. für eine Einstellung in E12 reichen. Eine rückwirkende Höhergruppierung in E13 erfolgt, sobald die Masterurkunde nachgereicht wird.

Alle Dokumente müssen in deutscher oder englischer Sprache vorliegen. Andernfalls ist neben dem Originaldokument eine offizielle (keine eigene!) Übersetzung erforderlich.

Bei ausländischen Abschlüssen muss 1. die Anerkennung der Hochschule (H+) und 2. die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Hochschulabschluss vorliegen. Die Überprüfung ist über Anabin möglich. Sollten Sie Ihre Universität oder Ihren Abschluss nicht finden, kontaktieren Sie uns bitte für weitere Hinweise und Unterstützung. Bitte beachten Sie auch die Unterseite "How to use Anabin"!

 

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7. Arbeitsverträge/-zeugnisse (Kopien)

8. Kopie des Passes

9. Aufenthaltserlaubnis/Visum

10. VBL Merkblatt nur bei Wiss. Mitarbeitern

11. Unterschriebenes Formular "Einstellungsvorschlag"

12. Anschrift und Kontaktdaten der nächsten Angehörigen

Auf den Formularen wird zum Teil Ihre Originalunterschrift benötigt, deshalb ist hier eine Übersendung per Email nicht möglich.Sie müssen uns diese also entweder persönlich vorbeibringen oder per Post schicken. Falls Sie die Einstellungsunterlagen (Einstellungsvorschlag, Formulare und Unterlagen) per Post übersenden, verwenden Sie diese Anschrift.

Anschrift für die postalische Versendung:

Technical University of Munich
School of Computation, Information and Technology (CIT)

School Office – Service Personnel
Boltzmannstraße 3
85748 Garching

2.3. Formulare und Unterlagen spätestens bei Vertragsaushändigung u.a. für die Gehaltsabrechnung

 (für Details und Hinweise jeweils rechts auf + klicken)

1. Erklärung zum Zahlungsverfahren

2. Persönliche Steuer-Identifikationsnummer (SteuerID)

3. Sozialversicherungsnr.

4. Name der gewählten Krankenversicherung in Deutschland

5. ggf. Kopie der Heiratsurkunde bzw. Geburtsurkunde der Kinder

6. ggf Schwerbehindertenausweis und ggf. Gleichstellung

7. Wehrdienstbescheinigung

8. Nachweise über Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL)

9. ein Lichtbild

10. Antrag auf vermögenswirksame Leistungen

Downloadlink

Antrag kann jederzeit auch in der Zukunft gestartet werden, sofern gewünscht

Bitte beachten Sie die Hinweise auf der 2. Seite des Antragsformulares!

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Auf den Formularen wird zum Teil Ihre Originalunterschrift benötigt, deshalb ist hier eine Übersendung per Email nicht möglich.Sie müssen uns diese also entweder persönlich vorbeibringen oder per Post schicken. Falls Sie die Einstellungsunterlagen (Einstellungsvorschlag, Formulare und Unterlagen) per Post übersenden, verwenden Sie diese Anschrift.

Anschrift für die postalische Versendung:

Technical University of Munich School Office – Service Personnel
School of Computation, Information and Technology (CIT)
School Office – Service Personnel
Boltzmannstraße 3
85748 Garching

Hier finden Sie eine Checkliste nur für Sie zur besseren Übersicht der notwendigen einzureichenden Dokumente wenn gewünscht noch als Download zum Ausdrucken.

3. Merkblätter zu Ihrem Verbleib:

 

Ersteintrag: 25.11.2003

Autor: Ehler, Sirrenberg, Weinberger, Wolf

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