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1. Allgemeines
Am Institut für Informatik und am Zentrum Mathematik arbeiten regelmäßig für begrenzte Zeiträume Personen, die nicht zu den Hauptgruppen der TUM-Mitarbeiter, TUM-Studierenden und Lehrbeauftragten gehören. Solche Personen werden als Gäste / Besucher mit individuell langen Aufenthaltszeiten betrachtet.
Zu Gästen / Besuchern gehören in der Regel Gastprofessor/-innen, Gastwissenschaftler/-innen, externe Doktoranden, Stipendiaten, Honorarprofessor/-innen, externe Mitarbeiter von Vertragspartnern der TUM.
Mit Ausnahme von einigen Gastprofessor/-innen und Gastwissenschaftler/-innen hat die Mehrheit dieser Personen keine vertragliche Bindung im Sinne eines Arbeits- oder Dienstvertrages (z.B. nach TV-L oder Beamtenrecht) mit der TUM.
Detaillierte Informationen zu Möglichkeiten der Tätigkeiten und vertraglichen Beschäftigungen für Gastprofessor/-innen und Gastwissenschaftler/-innen an der TUM sind in den allgemeinen Guidelines für Gastwissenschaftler/innen zusammengefasst.
2. Abläufe
Kündigt sich ein Gast / Besucher an, wird im Sekretariat / vom Betreuer an der gastbetreuenden Einheit ein Gästebegleitbogen deutsch / Gästebegleitbogen englisch ausgefüllt. Zwei Fälle sind dabei zu unterscheiden:
Fall A: Kurze Besuche/Gastaufenthalte (4-5 Tage)
Bei kurzen Gastaufenthalten (höchstens 4-5 Tage) ohne Nutzung der Infrastruktur (kein Schlüssel, Telefon, Rechner etc.) ist die Bearbeitung der Rückseite des Gästebegleitbogen nicht notwendig. Eine Kopie wird ggf. an das Servicebüro Finanzen oder an die Internetadministratoren weitergeleitet. Das unterschriebene Original verbleibt im Sekretariat / beim Betreuer.
Fall B: Gastaufenthalte (länger als 5 Tage) und/oder Nutzung von Infrastruktur
Wird Infrastruktur der Fakultät (z.B. Schlüssel, Räume, Telefon, Rechner) durch den Gast auch bei kürzen Aufenthalten genutzt und/oder handelt es sich um Gastaufenthalte länger als 5 Tage, sollte bitte zusätzlich die Rückseite des Gästebegleitbogens bearbeitet werden. Das abschließend unterschriebene Original verbleibt im Servicebüro Personal, SB-P, (Ansprechperson Frau Woisetschläger).
Erstellung einer Benutzervereinbarung:
Mit Gästen, die in keinem Arbeits- oder Dienstverhältnis mit der TUM stehen oder keinen Mitgliedschaftsstatus der TUM besitzen, muss zusätzlich eine Benutzervereinbarung abgeschlossen werden. Dies können z.B. externe Promovierende, externe Studierende, externe Kooperationspartner oder Stipendiaten sein.
Eine Benutzungsvereinbarung erlaubt einem Dritten im Rahmen der Interessen und gesetzlichen Aufgaben der TUM (Art. 2 Bayerisches Hochschulgesetz) die unentgeltliche Nutzung von Einrichtungen der TUM.
Die Benutzungsvereinbarung (deutsch, englisch) wird im Servicebüro Personal, SB-P (Ansprechperson Frau Woisetschläger), auf Basis der Angaben im Gästebegleitbogen erstellt.
Für Professoren/-innen im Ruhestand, die weiterhin Aufgaben für die Universität unentgeltlich durchführen wollen (z.B. Fortführung von Drittmittelprojekten), wird der Abschluss einer Ruhestandsvereinbarung empfohlen. Bitte in diesen Fällen mit dem Servicebüro Personal direkt Kontakt (IN: Herbert Ehler, MA: Richard Wolf) aufnehmen.
Kontakt und Ansprechperson im Servicebüro Personal:
Ansprechpartner für die Bearbeitung und Ausstellung der Benutzervereinbarung, Gästeschlüsselausgabe /-rücknahme, Transponder/Chipkarte und Gästeausweis / Kurzausweis ist Frau Nicole Woisetschläger im Servicebüro Personal, SB-P.
Bitte nehmen Sie rechtzeitig, 2-3 Tage, vor der Ankunft des Gastes Kontakt mit Frau Woisetschläger auf, damit genügend Zeit für die Vorbereitung der gewünschten Infrastruktur verbleibt.
3. Weitere Informationen
Schlüssel:
Gäste können persönlich im Servicebüro Personal bei Frau Woisetschläger (Vertretung Frau Preuß) Schlüssel erhalten. Alle anderen Schlüsselbedarfe (z.B. bei neuen Mitarbeiter/innen) werden von Frau Preuß bearbeitet.
Kaution:
Die geleistete Kaution (Schlüssel 50,00 Euro, Transponder/Chipkarte 20,00 Euro) kann nur in Bargeld von Frau Woisetschläger angenommen bzw. zurückgezahlt werden.
Gästeausweis:
Bei Bedarf kann in Verbindung mit dem Gäste-/Besucherbegleitbogen ein Gästeausweis (Papier in Kartenformat) ausgestellt werden. Dies ist dann notwendig, wenn der Gast Zugang am Wochenende (Vorlage beim Pförtner) oder abends nach den Schließungszeiten der einzelnen Lehrstühle benötigt.
Bibliothek:
Unter Vorlage des Personalausweises kann jeder Gast bei der Bibliothek einen Bibliotheksausweis beantragen und somit die Bibliothek für die Dauer seines Aufenthaltes nutzen.
Übertragung von Mitgliedschaftsrechten:
In Ausnahmefällen kann der Dekan im Auftrag des Hochschulpräsidiums bei Stipendiaten, Gastprofessoren und Gastwissenschaftlern den TUM-Mitgliedschaftsstatus nach §19 bzw. §21 GOTUM für die Dauer des Aufenthaltes an der TUM übertragen. Dies ersetzt in diesen Fällen das Abschließen einer Benutzervereinbarung. Für Rückfragen bitte Kontakt mit dem Servicebüro Personal (IN: Herbert Ehler, MA: Richard Wolf) aufnehmen.
Ersteintrag: 20.01.2004
Autor: Herbert Ehler, Richard Wolf